Почти каждый дилер предлагает записаться на тест-драйв через форму на сайте. На практике это часто выглядит одинаково: клиент оставляет имя и телефон, менеджер перезванивает и пытается подобрать удобное время.

Пока заявок немного, такая схема работает. Но стоит провести Клиентский день, презентацию новой модели или другое мероприятие с ограниченным количеством тест-драйвов — появляются проблемы.

Именно с такой задачей мы столкнулись при подготовке Клиентского дня HAVAL.

Нужно было организовать запись сразу на несколько автомобилей, исключить пересечение клиентов по времени и при этом сделать процесс максимально простым как для посетителей сайта, так и для сотрудников дилерского центра.

Вместо использования сторонних сервисов бронирования мы разработали собственую систему записи прямо внутри WordPress.

Почему обычная форма не подходит

Типовая форма выглядит так:

• Имя
• Телефон
• Кнопка «Записаться»

После этого менеджер вручную:

• открывает почту;
• обзванивает клиента;
• предлагает свободное время;
• заносит запись в Excel или блокнот.

Если одновременно приходит несколько заявок, очень легко записать двух человек на одно время.

Во время массовых мероприятий это превращается в настоящий хаос.

Задача

Для Клиентского дня HAVAL были доступны три автомобиля:

• HAVAL Jolion
• HAVAL F7
• HAVAL Dargo

Тест-драйвы проходили:

• только один день;
• с 11:00 до 17:00;
• продолжительность каждого заезда — 15 минут.

Получалось 24 временных окна на каждую модель.

Всего необходимо было корректно управлять 72 независимыми слотами записи.

Главная особенность

Самая важная задача заключалась в том, что время должно блокироваться только внутри конкретного автомобиля.

Например:

Jolion

11:15 — занято

F7

11:15 — свободно

Dargo

11:15 — свободно

То есть одновременно могли ехать три автомобиля, но никогда не могли записаться два клиента на один и тот же Jolion в одно время.

Именно эту логику большинство готовых форм не умеет реализовывать без серьезной доработки.

Как работает система

Мы реализовали собственый механизм бронирования.

Пользователь:

1. выбирает модель;
2. получает только свободное время именно для этой модели;
3. вводит имя и телефон;
4. отмечает, нужен ли осмотр автомобиля по Trade-in;
5. отправляет заявку.

После подтверждения слот мгновенно исчезает для всех следующих посетителей сайта.

Защита от двойного бронирования

Особенность реализации заключается в том, что проверка выполняется не только на стороне браузера.

Перед сохранением заявки сервер повторно проверяет, свободно ли выбранное время.

Даже если два человека одновременно нажмут кнопку «Записаться», система сохранит только первую заявку, а второму пользователю предложит выбрать другое время.

Так удалось полностью исключить двойные бронирования.

Что получает менеджер

После оформления заявки менеджер автоматически получает письмо на корпоративную почту.

В заявке уже содержится вся необходимая информация:

• модель автомобиля;
• выбранное время;
• имя;
• телефон;
• необходимость оценки автомобиля по программе Trade-in.

Отдельная панель управления

Дополнительно была разработана собственная административная панель WordPress.

В ней сотрудники дилерского центра могут:

• видеть все записи;
• сортировать их по времени;
• фильтровать по модели;
• видеть клиентов, которым требуется Trade-in;
• удалить запись, если клиент отменил визит.

После удаления слот автоматически становится доступным для новых посетителей сайта.

Никаких Excel-файлов или ручного контроля больше не требуется.

Почему не использовали сторонние сервисы

На рынке существует множество сервисов онлайн-бронирования.

Однако большинство из них:

• работают по подписке;
• не интегрируются с логикой дилерского центра;
• не умеют разделять независимые расписания для нескольких автомобилей;
• требуют отдельного интерфейса для сотрудников.

В нашем случае собственное решение оказалось быстрее, дешевле и полностью соответствовало поставленной задаче.

Что можно улучшить дальше

Разработка легко масштабируется.

В дальнейшем можно добавить:

• SMS-подтверждение записи;
• автоматические напоминания за сутки до тест-драйва;
• отмену записи по ссылке;
• синхронизацию с Google Calendar;
• интеграцию с Bitrix24;
• выгрузку участников в Excel;
• поддержку нескольких дилерских центров одновременно.

Итоги

На первый взгляд задача выглядела как «нужно сделать форму».

На практике это оказалось полноценной системой управления записью с независимыми расписаниями, защитой от конфликтов, административной панелью и автоматическим распределением заявок.

Именно такие небольшие внутренние инструменты чаще всего дают бизнесу гораздо больше пользы, чем очередной красивый лендинг. Они снимают рутинную работу с сотрудников, уменьшают количество ошибок и делают взаимодействие с клиентом заметно удобнее.